Las cuentas anuales: reflejo del patrimonio, la situación financiera y los resultados de una empresa

Como todos los años por estas fechas, en el mes de Julio llega el momento de registrar las cuentas anuales de las sociedades de capital (Sociedades Anónimas, Limitadas, en comandita por acciones, de garantía reciproca y las sociedades extranjeras con sucursal en España y otras*); pero además el 21 de Julio también tendremos otras obligaciones como el IVA, los pagos fraccionados, las retenciones, ingresos a cuenta de rendimientos del trabajo, las actividades económicas, ganancias patrimoniales e imputaciones de renta, rentas de arrendamiento de inmuebles urbanos, etc…; así como la presentación del Impuesto de Sociedades (hasta el día 25 de Julio).

Las Cuentas Anuales, objeto del presente resumen, comprenden el Balance, la Cuenta de Pérdidas y Ganancias, el Estado de Cambios en el Patrimonio Net (oECPN), el Estado de Flujos de Efectivo y la Memoria. Estos documentos forman una unidad, y deben redactarse con claridad para que la información suministrada sea comprensible y útil, mostrando la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera y de los resultados de la empresa.

Según la normativa vigente, existe un plazo de 30 días desde la aprobación de las cuentas para inscribirlas en el Registro Mercantil, y de seis meses desde el cierre del ejercicio para convocar la Junta de socios y someterlas a su aprobación. En consecuencia, la fecha límite para su presentación en el Registro Mercantil es el día 30 de Julio de 2014.

No obstante, el pasado a principio de año se publicó en el BOE la Resolución de 28 de enero de 2014, de la Dirección General de los Registros y del Notariado, por la que se modifican los modelos establecidos en la Orden JUS/206/2009, de 28 de enero, por la que se aprueban nuevos modelos para la presentación en el Registro Mercantil de las cuentas anuales correspondientes al ejercicio 2013 de los sujetos obligados a su publicación, y se da publicidad a las traducciones a las lenguas cooficiales propias de cada Comunidad Autónoma. Dichas modificaciones afectan a las nuevas normas contables, fiscales y registrales, como la actualización de balances, la valoración e información que se debe incluir en la memoria del inmobilizado intangible o la obligación de reflejar en la memoria la información sobre la deducción por inversión de beneficios, entre otras modificaciones.

Tener al día las cuentas anuales es esencial y obligatorio, su no presentación puede suponer una sanción pecuniaria (de 1.202,03 € a 60.101,21 €, por presentación extemporánea) y el cierre provisional de la hoja registral (no pudiendo inscribir en el Registro Mercantil ningún documento –poderes, acuerdos sociales**, etc…- hasta que se realice el correspondiente depósito). Pero la consecuencia más grave es la derivación de la responsabilidad personal que asume el empresario (con su propio patrimonio si fuera necesario) frente a los acreedores de la sociedad.